Le fasi emotive nella gestione dei progetti
La gestione dei progetti, come comunemente insegnato nel campo del project management, si articola in cinque fasi principali: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio della performance e conclusione. Queste fasi offrono una struttura ordinata per semplificare e organizzare i progetti futuri.
Sembra tutto molto semplice e preciso: all’avvio il progetto viene definito a grandi linee, si identificano gli sponsor e gli stakeholder interni ed esterni, si avviano le ricerche iniziali; nella seconda fase della gestione dei progetti che corrisponde alla pianificazione, si definiscono obiettivi chiari (Smart, Clear, Okr, ecc); nella terza fase si eseguono i compiti per arrivare agli obiettivi; nella quarta si valuta la performance; nella quinta di conclusione si valuta il progetto, i KPI, e se possibile si celebra la fine del progetto.
Tuttavia, questo modello trascura un aspetto cruciale: l'evoluzione emotiva del team lungo il corso del progetto, soprattutto se questo è di natura complessa.
Le dinamiche emotive possono essere assimilate al Ciclo Emotivo del Cambiamento, identificato negli anni '70 dai ricercatori Don Kelley e Daryl Conner, che riconobbero cinque fasi emotive attraversate da chi si confronta con un cambiamento volontario.
Il Ciclo Emotivo del Cambiamento
Il Ciclo Emotivo del Cambiamento evidenzia gli ostacoli e gli stati d'animo che si incontrano nel percorso del cambiamento, e che parallelamente si possono ritrovare anche nella gestione di progetti complessi. Di seguito, le fasi emotive in cui si trova un team durante un progetto innovativo:
Ottimismo Iniziale: Parallelamente alle fasi di avvio e pianificazione del progetto, siamo pervasi da un senso di invincibilità, grandi idee e grandi visioni. Tutto ci appare possibile e la nostra motivazione è ai massimi livelli.
Questa fase purtroppo non dura, ma è il momento ideale per stabilire le basi del successo futuro, scrivendo una lista dei benefici attesi per cristallizzare il momento di entusiasmo (e questo sarà utile da rileggere nelle prossime fasi) e avviando il progetto con una marcia più lenta per mantenere costante l'impegno.
Pessimismo Riconosciuto: La realtà del progetto inizia a manifestarsi con le sue difficoltà, provocando frustrazione e dubbi sull'impegno preso. La fase è segnata dalla cosiddetta "valle della disperazione", dove la motivazione iniziale si affievolisce e si percepisce un vasto deserto di sfide da superare. La valle della disperazione è il luogo immaginario quando ti rendi conto che hai perso un sacco di tempo, non sei minimamente al punto in cui dovresti essere nel tuo progetto e hai talmente tante attività da smarcare che “non vedi la luce” della fine del progetto. È il momento del “non ce la farò mai”, e, non potendo più contare sulla sola disciplina personale, devi affidarti a quella che si definisce “forza di volontà estesa“.
Realismo Incoraggiante: Superato il pessimismo, si adotta un approccio di realismo incoraggiante. Si focalizza l'attenzione sul prossimo obiettivo immediato, stabilendo scadenze per valutare i progressi e adottando un atteggiamento pragmatico che permette di risalire dalla valle della disperazione.
Ecco un approccio pratico per mettere in atto questa strategia:
Concentrati sull'output quotidiano, mettendo momentaneamente da parte l'obiettivo finale del progetto.
Stabilisci una deadline. Scegli in anticipo un momento specifico per esaminare i progressi realizzati. Valuta l'andamento del tuo impegno di cambiamento solo in quel momento, ignorando i risultati intermedi. Dà priorità alle azioni che compi ogni giorno (l'output).
Effettua una valutazione e prendi decisioni. Alla deadline, esamina i progressi conseguiti: se hai raggiunto gli obiettivi, intensifica l'impegno su ciò che funziona. Se i risultati non hanno soddisfatto le tue aspettative, avrai comunque raccolto informazioni utili per sviluppare un metodo alternativo, al quale assegnerai una nuova deadline.
Essere pragmatico, concentrarti esclusivamente sul prossimo “gradino” ti aiuterà a mettere da parte il pessimismo e a sviluppare un atteggiamento di speranza per il tuo cambiamento.
Ottimismo Giustificato: Mantenendo la concentrazione sulle attività giornaliere e superando le sfide una alla volta, si entra in una fase di ottimismo giustificato. I progressi diventano evidenti, la fiducia nel processo si rafforza e il team lavora in modo unito e focalizzato verso il raggiungimento degli obiettivi.
Conclusione e Celebrazione: È importante celebrare il completamento del progetto, segnalando al nostro cervello il successo ottenuto. Questo rafforza un circolo virtuoso di realizzazioni future, motivando il team a perseguire nuovi obiettivi con rinnovato entusiasmo.
Attraverso la comprensione di queste fasi emotive, è possibile gestire meglio sia gli aspetti operativi che emotivi dei progetti complessi, migliorando l'efficacia del team e la realizzazione dei progetti stessi.
Ora che conosci il potere del Ciclo Emotivo del Cambiamento, è il momento di agire. Impegnati a guidare te stesso e il tuo team attraverso queste fasi con consapevolezza, strategia e compassione. Inizia il tuo prossimo progetto con questa nuova prospettiva, e osserva come la comprensione delle dinamiche emotive trasforma le sfide in successi.
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